הטמעת ERP

הטמעת מערכת ERP

מערכות ERP מספקות פתרונות ניהול לכל שלב בתהליכי העבודה של הארגון, החל מקליטת הזמנות, ניהול הייצור, ניהול מחסנים, תמחיר וכן הלאה. כאשר כל השלבים מבוקרים וכל תהליכי העבודה מבוצעים דרך אותה תוכנה, ניתן לשלוט בנוחות יתר בפעילות השוטפת של החברה. הטמעה של מערכת ERP מאפשרת ניהול כולל של כל היחידות בממשק אחיד, פעילות עסקית יעילה, מהירה ורווחית יותר.

אחת הדוגמאות להטמעה מוצלחת היא Alpina Productos Alimenticios, יצרן גדול של מוצרי חלב מקולומביה, שמייצר 400,000 ליטר חלב ביום ומוכר יותר מ- 200 סוגים של מוצרים בצפון ודרום אמריקה. המערכת החדשה אפשרה לאלפינה להקטין את מספר ימי המלאי הממוצע מ- 35 ל- 25 ולקצר את זמן האספקה מהמפעל ללקוח מ- 8 ימים ל- 5 ימים. כמו כן, הושג חסכון של כ- 3,000,000$ בשנה על הוצאות הובלה.

על אף יתרונותיה, חשוב לציין כי הטמעת ERP היא תהליך מורכב, ארוך ויקר, שמוביל לשינוי ארגוני גדול ומעורר התנגדויות בקרב המשתמשים. כשלון הטמעת מערכת יכול להיות הרסני לארגון, לכן דרושים דיוק והקפדה על כל פרט, כמו גם שינוי והסבה של כל ממשקי הארגון לממשק היחיד הספציפי הזה.

דוגמא לכישלון פרויקט ERP היא סיטונאית התרופות האמריקאית FoxMeyer שהייתה הרביעית בגודלה בארה"ב (מחזור של מעל ל- 5 מיליארד דולר). באמצע שנות ה-90 הטמיעה החברה מערכת ERP. הטמעה מהירה מדי, 50 יועצים שרובם היו בלתי מנוסים והתחלפו כל הזמן, בעיות קשות בנתונים ואי-תאימויות מהותיות בין ההזמנות למשלוחים ללקוחות - גרמו לקריסת המערכת, ובסופו של דבר לפשיטת רגל של החברה. לחץ כאן לקריאת ניתוח האירוע.

מערכות ERP לא יכולות לתפקד באופן יעיל כאשר אין הבנה מלאה של צרכי הארגון, אין ממשק עם מערכות מידע חיצוניות או קיימות התאמות לא נכונות בתוך התוכנה. כמו כן, בעת הטמעת מערכת ERP יש לקבוע מטרות ברורות לשילוב המערכת בארגון, תוך כדי שימת דגש על כל מחלקה והצרכים המיוחדים שלה. מסיבה זאת, מקפידים לבצע את השלבים הבאים בתהליך ההטמעה.

שאלות שצריך לשאול לקראת כניסה לתהליך ההטמעה
האם יש צורך ב- ERP? (האם הקשיים בארגון נובעים מתהליכים עסקיים ומידע ארגוני?)
האם יש טעם להיכנס לתהליך יישום שיניב פירות רק בעוד כמה שנים?
האם יש לארגון משאבים נדרשים למעבר מוצלח ל- ERP?
האם הארגון מסוגל "לבלוע" את המערכת מבחינה תרבותית?

תרשים זרימה של פרויקט ERP
1. בחירת מערכת ERP לארגון - סאפ, אורקל, או אחרת. כל מערכת ERP יודעת לבצע טרנזקציות מלאי, לנהל קטלוג פריטים ורכש, אבל יש ענפים בעלי דרישות ייחודיות, שלא ניתן ליישם בהם מערכת גנרית. לעתים, יתכן שעדיף לפנות אל ספקים קטנים שמציעים פתרונות תפורים על פי צרכי הלקוח, מאשר לפנות לשמות הגדולים.
2. מסמך Blueprint - אפיון התהליכים בארגון בשיתוף עם משתמשי מפתח. המסמך מתאר את הארגון ואת התהליכים העסקיים בו, ומסביר מה כל עובד עושה, מתי, ואיך.
3. כתיבת בקשה לקבל הצעות מספקים (Request For Proposal). מעלים על מסמך את הצרכים של המשתמשים מן המערכת, כל אחד בהתאם לתחום ההתמחות שלו: המנכ"ל רצה דו"ח כספי במבנה הבא בלחיצת כפתור, מנהל הייצור רוצה אפשרות לצפות בכמויות המלאי לפי חודשים וכו'. הבקשה מתארת את הדרישות הפונקציונאליות - מה המערכת העתידית אמורה לבצע, את התצורה האפשרית של הפתרון, תאור כמותי של כל סעיף, קריטריונים ותנאי סף לקבלה או לפסילה.
4. בחירת הספק ומנהל הפרויקט לתהליך כולו (ייעוץ, יישום, הדרכה).
5. הקמת וועדת היגוי. הוועדה היא כלי בקרה לפרויקטים כאלה, ומורכבת מהנהלה בכירה של הארגון והספקים המעורבים בפרויקט, בראשות מנכ"ל הארגון. וועדת ההיגוי מגדירה קווים מנחים ומנהלת מעקב שוטף על הפרויקט, בוחנת ומאשרת את כל השינויים בו ובלו"ז שלו.
6. הצגת המערכת להנהלת הארגון (לאחר אפיון ראשוני).
7. הדרכה ראשונית של משתמשי מפתח על המערכת עצמה.
8. אפיון סופי והחלטה על פורמט ראשוני שהמערכת תתחיל לעבוד בו.
9. בדיקות קבלה - לוודא שהתהליכים במערכת עובדים מההתחלה ועד הסוף.
10. תיעוד התהליכים במדריכים למשתמש.
11. קורסים בסיסיים לכלל המשתמשים להכרות עם המערכת.
12. קורסים ייעודיים למשתמשי קצה לכל מחלקה לפי מודולים.
13. עלייה לאוויר והורדת המערכות הישנות.
14. ליווי צמוד של המשתמשים.
15. קורסים לרענון וללימוד השינויים.

לסיכום, הטמעת מערכת ERP בארגון היא כלי אסטרטגי להשגת יתרונות תחרותיים משמעותיים בעידן המידע. אולם ההטמעה עולה הרבה כסף, דורשת שינויים מרחיקי לכת בתפיסות ניהוליות ובתהליכים בארגון, וכרוכה בסיכונים גדולים בנוגע ליכולת של הארגון לממש את האסטרטגיה שלו. על כן, מנהל שמבקש להביא החלטה זו לסדר היום בארגון צריך לנתח באופן מעמיק ויסודי את ההזדמנויות והסיכונים הקשורים להשקעה ב- ERP.