מערכות ERP
מערכות ה- ERP ראשי תיבות של (Enterprise Resource Planning)
הן מערכות נרכשות הבנויות בטכנולוגיה מתקדמת אשר נקראות גם מערכות מידע מוכללות או מערכות מדף כוללות. מערכות אלו, בעזרת מערכות נוספות, מכילות את כל הכלים הדרושים לניהול הפעילויות השונות בתוך ארגון מסוים ובמקביל את היכולת לראות תמונה שלמה. המערכות מקיפות את כל או רוב היישומים המרכזיים בחברה או במפעל ומאפשרות למנהלים לקבל מידע עדכני ומדויק בזמן אמת על שלוש המערכות העיקריות באותו ארגון: כספים, לוגיסטיקה וכוח אדם. חשוב שהמערכות תדענה לתקשר ביניהן, כי חוסר אינטראקציה יביא להאטת תהליכים ואף לעצירתם.
מערכות ERP לדוגמא:
SAP ERP
ERP Oracle
פריוריטי זום / Priority zoom
Baan
מבנה מערכות ERP
רוב מערכות ה- ERP מכילות מסד נתונים מרכזי ומחולקות ל-"מודולים". מודול הוא חלק במערכת המיישם פונקציונאליות מוגדרת. למשל, ניהול מלאי ורכש, תכנון וניהול ייצור, ניהול קשרי לקוחות, כספים, משאבי אנוש, ועוד.
איך מערכות ERP עובדות?
ה- ERP נשען על תהליכים עסקיים. לדוגמא, תהליך שמתחיל ברגע ההזמנה ועד קליטת תשלום הלקוח: קבלת הזמנה מלקוח, העברה לתכנון (הזמנת חומרים), קבלת סחורה למלאי ותשלום לספק, ייצור, קליטת תוצרת גמורה במחסן, משלוח ללקוח, קבלת תשלום.
מערכות ERP - יתרונות וחסרונות
למערכות ה- ERP יתרון משמעותי והוא שיתוף מידע עדכני בין המחלקות, מידע זה נמצא על גבי ממשק עבודה אחיד, ללא כפילות נתונים, וזמין לכל פונקציה בארגון לפי צרכיה והרשאותיה. בעזרת המערכת יש ניצול נכון יותר של המשאבים והיא מונעת תהליכי עבודה לא אחידים בארגון. מערכות אלו מספקות פתרונות ניהוליים רבים החוסכים זמן רב וגם לא מעט כסף. החל מקליטת מוצר, ניהול הייצור, צפייה בדוחות ועד לתמחור, תשלומים, ועוד. כאשר כל שלבי הניהול נעשים בתוכנה אחת, בשונה ממה שהיה נהוג עד לפני מספר שנים, הרי שניתן לשלוט ביתר קלות על פעילות החברה.
בתחום הלוגיסטיקה, ארגונים שהטמיעו מערכת ERP שיפרו את זמני האספקה, ומאחר שהמלאי מתעדכן באופן יעיל יותר, רמות מלאי המינימום ירדו. בנוסף, חלה ירידה במספר הטעויות (דוגמאות לטעויות: לקוח הזמין שני זוגות נעליים והגיעו חמישה, מלאי שאינו מתאים להזמנה וכו').
בתחום העברת המידע בתוך הארגון, חל שיפור בתקשורת הפנים-מחלקתית והבין-מחלקתית כי כולם עובדים עם אותה מערכת.
בתחום קבלת החלטות, הדוחות איכותיים יותר, מדויקים יותר ומוצגים בדרך יותר נוחה.
למרות היתרונות הרבים, למערכות ERP יש גם כמה מגרעות. הן מסורבלות, יקרות מאד, מורכבות, הטמעתן בארגון לוקחת זמן רב וכרוכה בסיכונים, יש צורך לעדכן את גרסת המערכת באופן שוטף ודרוש ידע והבנה של המערכת והארגון.
העלויות הכרוכות ברכישת המערכת, הטמעתה ותחזוקתה הן גבוהות מאד. העלויות הגלויות הכוללות תוכנה וחומרה ידועות וניתנות לתכנון, אך העלויות החבויות כהשקעה מעל לצפוי בהדרכה, העברת נתונים מהיישומים הקודמים, הטמעה ובדיקות, עלולות להרקיע שחקים ולהכשיל את התהליך כולו. יישום המערכת בארגון הוא ארוך וקשה, ולכן יש צורך ברמת הערכות גבוהה ובקרת תהליך ההטמעה לכל אורך הדרך.
על אף החסרונות, מערכת זו מייעלת כאמור את הפעילות השוטפת, מורידה רמות מלאי, מבטיחה עמידה במועדי אספקה, מונעת עקיפת נהלים, יוצרת סדר עבודה בארגון והנתונים במערכת תמיד יהיו עדכניים ואמינים.
פירוט עלויות ורווחים צפויים ממערכת ERP
העלויות של הטמעת המערכת תלויות במספר משתנים: גודל הארגון והפיזור הגיאוגרפי שלו, רכיבי תוכנה, רכיבי חומרה, שירותי ניתוח וייעוץ, חוזה השירות והדרכת המשתמשים. חברת המחקר הבינלאומית מטה גרופ ערכה סקר בקרב 63 חברות, גדולות וקטנות במגוון ענפי תעשייה, שממנו התברר כי עלות ההטמעה בחברה אחת נעה בין 400 אלף דולר ל- 300 מיליון דולר, והממוצע הוא 15 מיליון דולר. ה- TCO הממוצע, שהוא סך העלויות הישירות והעקיפות המתייחסות לרכישה של תוכנה, הוא 53,000 דולר למשתמש בודד במערכת. על פי המחקר, המערכת השיגה חסכון שנתי ממוצע של 1.6 מיליון דולר לחברה, והטמעתה נמשכה שנתיים.
תכנון מפורט של המערכת בכל שלבי התהליך הוא זה שיביא להצלחת ההטמעה, להקטנת ההוצאות ולהגדלת האפקטיביות בשלבים מוקדמים יותר. הצורך להתאים את הפעילות למערכת עשוי לעורר התנגדויות של העובדים לשינוי הארגוני, ועל הארגון להיערך לתרחישים אפשריים ובהתאם לבנות אסטרטגיות להטמעת המערכת, תוך טיפול בהתנגדויות.
חזון ברור להנהלה ולעובדים, מטרות מוגדרות, הדרכה, הבנה והשקעה מצד כלל הפונקציות הארגוניות יביאו למיקסום התועלת והרווח מהפעלת מערכת ERP.